Módulo 4: Informe final de proyecto

      Planificacion y gestión de Proyectos en la Administración Pública.

      Módulo 4.

      El proyecto se llevó a a cabo sobre una Agencia Admninistrativa Especial de la Junta de Andalucía, creada por la Ley 4/2002, de 16 de diciembre, denomindada SERVICIO ANDALUZ DE EMPLEO (En adelante S.A.E.)

      Datos del proyecto.

     Entre todos los proyectos que se abordaron, resultó elegido la Implantación de un Sistema de Calidad, que unificaba procedimientos, criterios, políticas, instrucciones, etc. En definitiva, unificar la gestión del S.A.E., ya que dicha organización abarca la extensión de las 8 provincias andaluzas con todos sus demandantes de empleo, empresas, entidades colaboradoras, etc.

      Este proyecto se basó en crear una guía para el personal que desempeña su labor en el S.A.E., con todos los procesos de la organización. Se trataba de crear un entorno de trabajo colaborativo, coordinado y flexible ofreciendo garantía para el usuario final. Así, se permitía a la organización entender cuáles eran sus actividades básicas, para quién se realizaban y cómo se llevaban a cabo. Debido al extenso territorio que abarca la organización, es planteó como imprescindible contar con un sistema uniformado y homogéneo de procesos. Cualquier usuario debe disponer de un servicio con la misma calidad exigida independientemente del territorio al que pertenezca. Sus objetivos eran disminuir plazos, involucrar a a todo el personal y por último, conocer necesidades y expectativas del cliente/usuario. Destacamos también el alto grado de implicación de toda la estructura de la organización en el proyecto. Desde cualquier empleado público en la oficina más pequeña y recóndita hasta la Dirección General de Intermediación y Orientación Laboral (Servicios centrales de la Agencia). En definitiva, se pretendía una implicación total del personal de la organización.

      Indicadores

     Se planteaba como objetivo primordial, que el 100% de la plantilla conozca tras la implantación del plan de calidad, la información referente a todos los procesos que gestiona el S.A.E. Es imposible conocer todos, pero si vemos conveniente saber donde acudir.

Meta: 100% del personal de la organización involucrado en el proyecto.

Margen referencia: personal en excedencia, IT, etc,

Cálculo: Asistencia a jornadas de formación, puestas en común, etc.

Fuente datos: Registro de firmas, Documentación generada, etc.

Periocidad: Mensual

Responsable: Dirección General de Intermediación y Orientación Laboral.

      Alcance del proyecto.

      Se planteó en la fase inicial del proyecto, recoger de abajo a arriba, es decir, desde los puestos base, hasta direcciones provinciales, todos aquellos aspectos que el personal de la organización considerara necesarios para optimizar su gestión del trabajo diario. Lógicamente, todo esta innovación se coordinó y se supervisó con la legislación para que todo estuviera de acuerdo a normativa. Por último, la D.G. recoge todas las iniciativas unificándolas en un documento, que será la Guía Final de Procesos del SAE. Todo el personal de la organización tendrá acceso a esta guía, y además se llevaran a cabos sesiones presenciales para dar a conocer el plan de innovación. Se crearon comités de seguimiento para llevar acabo el plan. El Plan estuvo en fase de pruebas en un período inicial de tres meses, sobretodo para ver el grado de inclusión con el que se llevaba a cabo.

      Actividades del Proyecto

      Por parte de la D. G,. se elaboró una Guía inicial para llevar a cabo el proyecto. Se trataba de una breve información sobre qué consistía.

      Ya en el puesto de trabajo, para cada tarea, se elaboraba un Mapa de Procesos de la Unidad, (qué se hacía, para qué y cómo) y el aspecto más importante era que cambios o innovaciones se creía que mejoraría ese proceso.

      Con la coordinación del Área Territorial de Empleo, se confeccionó ya todo el Mapa de Procesos de cada una de las Unidades. Se tomaron nota también de todas aquellas innovaciones que realmente pudieran ser susceptibles de aplicarse de forma general a los procesos de la organización.

      Posteriormente, todas las Áreas Territoriales de Empleo pertenecientes a la provincia elaboran el Mapa Provincial de Procesos. Con la coordinación del Jefe de Servicio y de la respectiva Dirección Provincial del S.A.E., todos los procesos quedan ya delimitados en este documento, definidos y planificados. Con cada tarea se aporta cada innovación que suponga una mejora en la gestión del proceso.

      Por último, a nivel central, es a través de la Dirección General de Intermediación y Orientación Laboral del S.A.E., donde se elabora el Mapa de procesos del Servicio Andaluz de Empleo y se aprueban de forma coordinada con todas las provincias, todas las innovaciones redactadas en un nuevo documento llamado PLAN CALIDAD S.A.E. Esté se dará a conocer, esta vez en sentido descendente para que se lleve a cabo y se implante. Así pasará a las Direcciones Provinciales, de éstas a las Área Territoriales de Empleo, y de éstas a cada centro de trabajo donde cada empleado público hará constar que le ha llegado el documento.

      Se celebraron reuniones de seguimiento a todos los niveles para evaluar los cambios introducidos.

      Por último, se elaboró un informe final de proyecto.

      Costes.

      En principio, no se precisaba de un elevado presupuesto para llevar a cabo el proyecto. Se partía del personal propio de la organización, para que desde su puesto de trabajo participara primero en la elaboración del mapa de procesos y después anotara alguna modificación que a su juicio y motivándola, mejoraría la gestión de dicho proceso.

      Se plantearon partidas presupuestarias para las órdenes de viaje necesarias y liquidaciones, para todas las reuniones que tuvieran lugar tanto en las sedes de las Áreas Territoriales de Empleo, como en las sedes provinciales, como en servicios centrales.

     Se destinó también parte del presupuesto propio de la organización para la publicación de los mapas de procesos, y del PLAN CALIDAD SAE, para que en cada centro hubiera como mínimo un documento en papel

     Se dotó de espacio en la INTRANET propia de la organización para establecer un mecanismo de comunicación interna en la que se abordaran todas las cuestiones del proyecto.

      Recursos Humanos.

      Como se ha dicho anteriormente, la implicación del personal del S.A.E. es total, desde los empleados públicos de las oficinas, pasando por los directores de oficina, directores de Áreas Territoriales de Empleo, Jefes de Servicio, Directores provinciales y D.G.

      Se crearon comités y responsables del seguimiento en cada centro de trabajo.

                                                         

                                                      D.G. Intermediación

                                                                            ↑

                                                    Directores Provinciales

                                                                            ↑

                                                      Jefes de Servicio

                                                                            ↑

                                   Directores Áreas Territoriales de Empleo

                                                                            ↑

                                                    Directores de Oficina

                                                                            ↑

                                                      Personal de oficina

      Riesgos.

      El principal riesgo con el que se planteó el proyecto fue una mala coordinación debido a un territorio tan extenso. Se logró controlar este riesgo dotando de información a todo el personal, motivándolo para participara en le proyecto. Por otra parte, una vez aprobado aquellos gastos presupuestados para llevar a cabo el proyecto, no hubo ninguna incidencia.

      Acciones correctivas

      El propio proyecto es en sí una acción correctiva, ya que nos permitió modificar el proyecto según se iba implantando. No hubo desviaciones en plazo ni en costes, y el proyecto se implanto con los resultado esperados.

      Lecciones aprendidas

      Podríamos decir que el objetivo principal del proyecto fue generar conocimiento, que se aplicaría durante la implementación del PLAN CALIDAD SAE. Todo ese conocimiento quedó recopilado y disponible para todo el personal de la organización. Se delimitaron todos los procesos y además se generó una mejoría a partir de las experiencias del personal.

     Aún así, tras la evaluación del proceso, se insiste en la necesidad de seguimiento para llevar a cabo una mejora contínua, supervisada que en definitiva no haga sino adaptar en este caso un servicio público de empleo a las necesidades de una sociedad cada vez más exigente y cambiante.

      El valor “humano” de la organización se ha venido configurando en quizás el elemento más valioso al hacerse partícipe de la evolución constante, haciéndose sabedor de que sin él, en ninguna administración serían aplicables los conceptos de innovación, mejora, adaptación a la sociedad, etc.

     Por eso, este proyecto ha partido de sus propios recursos humanos como motor de cambio y por supuesto, de mejora.

Cristóbal Osorio Villagrán

Noviembre 2019

  

Enlaces a anteriores entregas del proyecto:

https://planificacionygestionap.blogspot.com/2019/10/modulo-1.html

https://planificacionygestionap.blogspot.com/2019/10/modulo-2-definicion-del-proyecto.html

https://planificacionygestionap.blogspot.com/2019/11/modulo-3-planificacion-mapa-mental.html